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浅谈企业档案管理的现状

来源:万方期刊网  时间:2014-08-19 14:08:45  点击:

作者:刘淳
 

摘要:本文从企业档案工作的现状出发,探讨了企业档案管理工作存在的问题,并就所述问题提出相应的解决策略。
关键词:档案管理;问题;策略

概述:  企业档案管理工作是企业管理工作的基础组成部分,是维护企业经济利益、 合法权益和历史真实面貌的一项工作。近年来,对于企业档案工作,很多企业积极探索新思路、新方法,不断完善管理方式和管理手段,在加强档案安全保管、 推进档案信息化和改善馆藏条件等方面取得明显成绩, 有力地推动了档案事业的发展。但仍有不少企业存在众多问题。(万方期刊网)
一:现状
    根据档案管理的水平,大致可将企业分为三种类型。
1、 档案工作完备型
    该类企业经营管理者重视档案管理工作,设有综合档案室及专职的档案人员,设施较完备,建立健全了档案管理制度,文件材料收集比较齐全,基本能够按时归档,档案管理比较科学,并能为企业现实工作提供帮助,初步发挥了档案的作用。
2 、档案管理自成体系型
    该类企业经营管理者有一定的档案意识,设置了档案人员和档案室,也有一些立卷归档工作,尤其对那些涉及企业经营或权益的档案能给予应有的重视。但由于缺乏专业,存在档案信息结构不够合理,档案管理制度不健全,利用率不高等问题。
3 、档案管理基本无序型
二:该类型企业或多或少存在以下问题
1 、《档案法》未得到很好的贯彻实施
    《档案法》已经颁布很多年了,但很多企业对档案工作的重要性认识不足,未将档案工作置于正确位置,认为档案及档案工作可有可无。(万方期刊网)
2、 档案管理体制不完善
    部分企业缺乏档案管理保障体系,所有档案未实行集中统一管理,各部门资料分散在经办人手中,不将档案管理纳入企业的各项管理活动中,导致档案管理体质不够完善。
3、 档案管理制度不健全,或形同虚设
    大多数企业单位未建立档案管理制度,档案管理科室与企业其他科室合并,档案工作处于松散管理状态,致使档案管理与企业管理制度严重脱节。
4、 档案工作不规范,资料收集不齐全,动态资料尤甚
    有些企业虽然每年都有存档,但却不规范,存在分类不规范,保管期限不规范,无案卷标题,无案卷目录,无检索工具等问题。
5 、档案人员专业素质较差
    部分企业因机构设置简单,人员岗位流动性大,变动频繁等原因很多单位未设立专门的档案管理员,既使有这个职位也是身兼数职,且对档案管理业务及相关知识缺乏系统、全面的了解。有的企业还存在即使有负责、懂业务的档案员,也因兼职多,工作量大,顾此失彼,兼而不精,兼而不管等原因,使档案工作处于应付和收藏的状态的。(万方期刊网)
6 、档案信息的开发、利用未被重视
    多数企业档案归档后,即被束之高阁,无人问津。档案中储存的各类信息资源未被开发利用,不能参与企业运营及管理,无法在活动中发挥其应有的作用,导致档案自身具有的价值被忽视。
7 、管理人员管理理念滞后
    相当一部分民营企业仅仅以盈利为目的,其高层管理人员对档案工作的思想仍是一片空白,认为档案工作是个投入多、见效少的工作,粗放型管理意识深厚。还有部分民营企业未走出家族式管理的禁区,缺乏优秀的档案管理人员,导致无法正确管理档案,有些即使设立了档案机构也形同虚设,档案管理也很不规范,有档不归,归档不全,管理不善,查找困难等现象同时存在。
8 、档案信息记录有误
部分企业档案内容并非如实记录,或未及时记录归档,导致内容的真实性大大降低。有些企业档案内容并未经过认真审核,存在格式不规范等问题。该类型企业除自身存在以上问题外,档案行政管理部门缺乏对于部分企业的监督、检查、等管理也是造成档案管理无序的原因之一。
三:应对策略
1 、建立规章制度
    企业内部规章制度的建立是对文件档案进行有效管理的保证。建立健全的档案管理制度,是企业文件档案管理工作走向规范化的关键。(万方期刊网)
2 、强化工作人员的档案意识
    强化工作人员的档案意识是提高归档完整度的有效措施。大量企业工作人员存在档案意识淡薄的现象,有时出于对内容保密的原因且不了解归档范围,工作人员往往未将活动中形成的重要记录归档保存,导致某些重要的信息记录不能归档。因此,档案工作者肩负着进行宣传教育的重任,使工作人员在思想上重视文件的归档工作。增强企业管理人员的档案意识,切实将档案建设与管理工作纳入企业管理的各项工作职责中。
3 、加强档案工作的监督和
    我国档案法规定,凡是对国家和社会具有保存价值的档案,档案所有者必须加以保管。从法律的高度规定了企业管理档案的义务,也为档案行政管理部门指出了监管重点,为确定企业档案的监管范围提供了法律依据。
    作为上一级的区商委、股份有限公司或集团公司来说, 对自己所属或成员企业的档案工作应该进行宏观管理, 加强档案工作的监督、检查和。
4、建立中介机构
鉴于大量的非公有制企业存在档案管理问题,我们可以借鉴国外“文件中心”的做法,鼓励有关档案服务中介组织为非公企业档案工作提供社会化服务,如为非公企业提供档案业务咨询、整理及存、管服务等,这些服务工作不仅可以合理配置国家档案管理资源,还可以较好地解决非公企业中档案安全保管措施与保管空间小、费用高之间的矛盾。(万方期刊网)
五: 结语
    随着我国社会主义市场经济的逐步完善,企业档案管理越来越被重视。档案管理的规范化已经被众多企业管理人接受,而实现从理念到制度的更新,使得我们必须更加重视档案管理的保密和利用的双重性质,从而实现资源利用的最大化。

参考文献
[1] 葛建萍。对企业档案管理现状及发展的思考[J]。档案人语,2010(7):50-51。
[2] 刘艳辉。中小型民营企业档案管理的现状与应对措施[J]。档案时空,2006(4):25-26。
[3] 朱玉清。北京地区高校科研文件档案管理现状调查研究[J]。档案学研究,2009(2):33-34。
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