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房地产档案管理中数字化技术的运用分析

来源:万方期刊网  时间:2017-08-14 09:18:15  点击:

作者:李霞

  摘要:关于房地产的档案管理实施信息化管理可以有效的节省工作时间和提高房地产档案的管理效率。科学技术随着时代的发展不断进步,房地产档案管理数字化技术在房地产档案管理工作中得到广泛的使用的普及。本文就房地产档案管理中数字化技术的运用进行相关的探讨和分析。
  关键词:房地产;档案管理;数字化技术
  经济的发展带来社会的进步,科学技术在社会生活中的运用越来越普及。作为现阶段所使用的重要技术之一,数字化技术在社会各领域得到广泛的应用。从行业发展形势分析,房地产行业作为发展迅速且持续发展的行业,在新形势下做好房地产档案的管理十分有利于房地产行业的健康有序开展。目前,现阶段房地产档案已逐步形成数量众多、规模巨大的发展形势,在房地产档案管理中积极运用数字化分析技术很有必要。
  一、房地产档案管理发展现状概述
  我国房地产档案管理中运用数字化管理的时间较短,在较短的发展时期内也取得了一些成效。上世纪九十年代以来,房地产行业开始将数字化技术广泛应用在档案管理之中,实现了档案的管理由手工管理转向信息化管理,在房地产档案管理中对档案信息安全性进一步提高,对档案的开发和利用也有积极的作用,对房地产行业中的一些不良现象也得到有效的控制,将房地产档案管理的合理性进一步提高。但是在档案管理中数字化管理的运用还处于一个不稳定、不成熟的阶段,任何事物的发展都要经历一个过程,在目前房地产档案数字化管理工作进行深入的分析存在几点问题。
  信息化时代的到来,经济和科学为信息的传播的和发展起了至关重要的促进作用,推动了信息化相关的技术和科技的发展进步,在社会中为人们的生活以及工作提供了便利,但是面对日益增长的信息,为房地产档案资料的收集和处理增加了难度和负担,容易在档案资料工作开展中造成对资料的缺失以及错误。
  在房地产行业档案管理发展的历程分析来看,在较长的发展时间内房地产档案档案资料的服务功能仅局限于对消费者提供咨询或证明等服务,在实际的利用以及服务中存在创新性不足的问题,没有深入研究房地产档案资料的管理应用,没有最大程度的进行在开发利用,致使房地产的服务体系并不健全完善[1]。
  二、数字化技术在房地产档案管理应用的意义
  (一)快捷检索
  房地产档案在检索应用中,传统的档案管理采用档案管理工作人员通过事件、问题等目录明确档案的位置,在目录中标注相关信息后到库房或者其他存放位置对需求档案进行寻找,然后才能实现查阅和使用的功能。市场经济的发展,将规模较大的房地产机构所采用的档案管理方法转变为数字化技术管理,解决了社会各方面对房地产机构档案的使用需求问题。数字化技术只需要将档案的编码输入计算机中,使用的时候对计算机进行编码输入查找就能很快对档案资料的存放位置一目了然。
  (二)检索途径
  数字化技术在档案管理中除了可以为使用者提供多方式的查阅渠道,在档案的检索以及查询手段也有相应的增加,计算机对档案进行检索时,可以实现模糊查询和多重类型的查阅相互配合,根据使用者在计算机终端输入的指令,根据查询需求选择合适的查询方式度对档案进行检索和查询,并为使用者在房地产机构中数量众多的档案中筛选出相应的结果。
  (三)设置权限
  对档案进行数字化技术的应用时,在档案检索中设置只能允许查阅档案唯一的端口,相关管理者对计算机使用者进行身份权限的限定,在使用者登陆计算机查询时,可以实现对使用者身份的权限进行判断,进而实现使用者对档案查阅的权限限定,确保了房地产档案管理工作的安全性,提升了档案资料的使用安全。
  (四)统计工作
  对房地产机构进行档案的管理工作时,为了实现对档案数据分析的准确性,对房地产机构档案进行统计,将统计界限设为档案的类型,针对不同的档案实际情况做出详细的书面报告分析。在房地产档案管理中引用数字化技术后,可以实现通过计算机档案管理系统对房地产机构的档案库存进行全面的、精准的数据统计,不仅缩短了档案统计的时间对档案统计的科学性以及准确性也有大幅度的提高[2]。
  三、房地产档案管理数字化应用完善对策
  (一)数字化技术应用中的注意问题
  房地产机构在引用数字化技术对档案管理进行强化时,对档案管理的专业人才也要进行培养,实现档案管理团队的强专业性和专业化,针对数字化管控力设备能够进行管理、养护和维修,为数字化管理的正常运行奠定扎实的人才基础。对档案管理工作人员的信息化知识储备、工作技能也要进行配套的培训和在教育学习,确保为数字化技术的应用提供扎实的人才基础。
  电子档案的信息储备主要是利用光信号以及电信号在磁盘和光盘上转变来实现信息存储,在对电子档案进行读取时要充分借助计算机和其他数字设备才能实现对电子档案的信息读取。在进行电子档案管理时,档案管理工作人员应采用纸质档案和电子档案的结合,对档案实现更好的管理。
  (二)房地产数字化技术改进措施
  在房地产档案管理工作中健全完善的管理制度,上到管理人员的工作培训下到档案管理的软硬件设施的要求等都要做出明确的工作制度规定。在档案管理制度中充分将数字档案资料以及系统性运行环境安全管理制度做细致和严谨的研究。对数字档案资料进行规划和控制,实施密级分类,将敏感性和机密性的资料必须进行加密处理,对其进行脱机存储确保安全性,防止档案信息的变更、破坏以及丢失;系统运行环境安全管理制度中档案机房的出入进行严格的控制,加强环境条件的保障处理工作,防止受到人为灾害或自然灾害的破坏。
  对系统运行安全管理制度中加强档案管理工作人员的操作安全的管理、操作权限的管理、监督管理等,强化系统的安全技术引用,对数字档案的信息进行防更改、偷窃、丢失的安全管理;建立信息保管制度的并严格落实到位;建立房地产档案记录制度对资料信息的搜集、管理等使用情况做详细的记录,并确保记录资料的真实性。对数字化档案管理工作要引起高度重视,将数字档案中管理记录系统对房地产的每一份数字档案的相关信息都要做详细的记录,确保数字档案的有真实性的理论依据。
  房地产档案数字化技术应用中要注重数据库的组建以及传输平台的建设,在组建数据库时,采用扫描仪对纸质档案资料进行扫描,并将扫描后的资料及时建立数据库,降低人工输入的错误性。在对房地产机构的档案进行管理工作时,注重实现档案资料的价值,充分发挥房地产档案数据库的作用,在关于传输平台的建设中要确保传输的安全性和保密性,实现对档案资料的高效传输,防止档案信息在传输中的丢失和窃取[3]。
  结束语
  综上所述,房地产档案数字化技术的管理是一项繁杂、艰巨的工作任务。传统的档案手工管理方式,人力资源消耗量大并且容易在人工管理中出现人为因素的错误,档案资料的保管工作效率低下。所以在房地产档案管理中积极应用数字化技术不仅节省了人力资源,对档案管理的工作效率也大幅度提升,并且能避免在档案管理中的风险和纰漏出现。但是在应用数字化技术管理房地产档案时,需要不断完善和健全信息处理技术的管理设备,建立起安全的管理机制,实现对房地产档案管理的数字化管理的发展和进步。
  参考文献:
  [1]王赞.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].城建档案,2016,12
  [2]何晓玲.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].经营管理者,2015,31
  [3]王耀波.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].办公室业务,2016,22