建设项目实际发生的成本常常与控制计划出现偏差,如何进行有效的成本控制与管理,防止“结算超预算、预算超概算、概算超估算”等失控情形发生,重点在于过程控制,难点在于管理实施。本文结合某建设项目的实施以及从中所取得的经验教训,就建设项目投资的成本控制与管理谈点体会。

项目前期工作成本控制与管理

项目决策阶段成本控制与管理建设项目成本的确定与控制贯穿于建设过程始终,但决策阶段的项目技术、经济的决策活动,对工程成本影响最大,特别是建设规模、建设内容和建设标准的确定,以及建设地点的选择,设备选型等,直接关系到工程成本的高低。大量的实践证明,投资决策阶段对项目成本的影响高达70%~90%.

因此,项目决策内容是项目成本控制的基础。

工程项目投资决策阶段的工作内容包括编报项目建议书、编报可行性研究报告、项目投资决策审批(核准或备案)三部分,从建设单位成本控制角度来看,核心内容是合建设单位对建设项目投资的成本控制与管理确定建设项目的投资估算。投资估算是建设前期工作中的重要环节之一,它既是决策性的文件,也是研究、分析建设项目经济效果的重要依据。在可行性研究报告批准后,就作为设计任务下达的投资限额,对设计概算起控制作用。

建设单位应合理预测建设项目投资估算及各种动态因素的变化。既要严格控制投资总量,保证建设资金的高效利用,也要防止为了使项目顺利通过上级主管部门的立项审批,而故意缩减投资规模,影响资金筹措,造成资金缺口,从而影响建设项目的顺利实施。本文提及的某建设项目案例,批复投资估算为9000万元,但项目进行过半时实际支出已达7000多万元。后经专项审计发现:一方面,投资估算编制不准确,存在部分漏项,如:没有考虑前期购地和租地费用、场地平整费用以及部分工程建设其他费用,工程费用也未考虑各种动态因素的变化;另一方面,建设方案在项目实施过程中发生重大变更。上述因素使项目在决策阶段就已经超投资,根本谈不上成本控制与管理。

项目设计阶段成本控制与管理

设计费一般不到建设项目全寿命费用的1%,但设计对工程造价的影响却达75%以上。经济合理的设计,可以降低工程造价5%~10%,甚至可达10%~25%.由此可见,设计阶段对整个项目的效益至关重要,是项目成本控制的重点。

建设单位要与设计单位及时充分沟通,促进优化设计方案,推行限额设计。依据充分论证所得出的决策方案,进行设计时要尽可能地考虑全面、细化,避免因设计原因造成项目施工过程中出现重大设计变更,而导致工程造价大幅增加。同时,建设单位应要求设计单位推行限额设计。本文提及的建设项目,设计单位已经完成施工图设计,总承包单位也按图正常施工。此时,该项目某位领导人认为宴会厅中间的柱子影响美观,建议去掉;经营单位的领导认为大堂应增加楼梯,建议电梯移位;室外网球场冬天太冷,建议移至室内;同时发现三层客房的标高设计错误。上述几个意见及设计错误导致施工图纸发生重大设计变更:钢筋混凝土楼板改为预应力混凝土楼板,已经完成的电梯基础拆除重新施工,网球场移至室内后结构受力发生较大变化,设计单位需要对施工图纸的70%部分重新设计。总承包单位由此被迫停工,导致工期延长,工程造价也大幅增加。所以,项目设计阶段要充分征求建设单位领导及相关部门的意见,审查设计的方案、效果及可实施性、细化程度等是否符合决策方案的要求,如存在不一致的地方,应及时调整,避免施工过程中进行重大设计变更,导致项目成本无法控制。

招投标与合同签订阶段的成本控制与管理

在这一阶段,需要完成项目的招标、投标、评标、定标和施工合同的谈判、签订等工作,这些工作对项目投资影响很大,尤其是招标文件的编制和合同的拟订,是这一阶段的重要环节。

规范、严谨地编制招标文件

建设单位在编制招标文件和工程量清单时应及时提出项目想要达到的成本控制目标,要求招标代理机构及工程量清单编制单位提交尽可能完整、准确的成果文件。

同时,要对招标范围、投标报价的要求、招标文件中合同专用条款的完整性、严谨性进行严格审查。本文提及的建设项目对于合同价款中包括的风险范围涉及人工费调整的表述不清,导致建设单位和施工单位产生重大分歧。如:合同约定因市场变化、政策性因素导致的人工费增减幅度超过3%时进行调整,调整方法以北京市工程造价信息的同期(投标价和实施期间价)对应价格(下限)差价与实施期间北京市工程造价信息价(下限)的百分比作为调整系数,以调整系数减3%的差乘以自主报价作为调增(减)结算价格。此段表述中,首先没有明确是超过3%的部分进行调整,还是全部都要调整;其次,对于同期对应价格,建设单位认为是投标价,施工单位认为是投标期间价,仅仅两字之差就导致几百万元的人工费调整争议。由此可见,招标文件编制的完整性、严谨性对项目实施过程中的成本控制是相当重要的。

明确招标文件和合同的一致性,杜绝签订“阴阳合同”

建设单位要保证招标文件和施工合同的一致性,不能做实质性的改变,不能签订“阴阳合同”.可以对招标文件合同专用条款中未明确的部分进行完善,但不能实质性地改变合同条款。本文提及的建设项目精装修施工招标,招标文件明确合同形式为固定总价合同,投标单位也按照固定总价合同所应考虑的风险因素进行报价,中标单位确定后在与其签订施工合同时,建设单位却以单价合同对甲乙双方更公平为理由改为固定综合单价合同,导致最终工程结算时由于工程量的变化建设单位多支出几百万元的费用。因此,合同条款及其签订的完善性及严谨性对项目成本控制与管理也是至关重要的。此外,可在合同中约定工程结算时要进行审计,并按照结算审计审定金额付款,通过上述合同专用条款的约定做好成本控制工作。

建设项目的施工阶段是建筑物实体形成阶段,是人力、物力、财力消耗的主要阶段。这个阶段工作量大,涉及面广,影响因素多,施工周期、政策性变化、材料设备价格、市场供求波动等都会影响项目成本控制,这就需要建设单位加强施工阶段的项目管理。

建立清晰、合理的管理体系

建设单位要合理构建项目管理组织,明确项目管理领导及各部门的权力与责任。在施工阶段,建设单位管理的权责应适当前移,尽可能减少中间环节。具有一定规模的建设项目,最好成立现场管理办公室,赋予现场管理办公室相应的现场事项处置权利和责任,以便提高建设项目的实施效率。本文提及的建设项目成立了项目管理小组和实施小组,管理小组由建设单位各相关职能部门组成,负责报批手续、招标采购、费用支出审批及审定设计变更方案等;实施小组由各单位借调人员和外聘人员组成,负责组织中标单位施工以及施工过程的进度、质量和安全管理。施工过程中,实施小组对于涉及费用的任何变更与支付都要请示管理小组,被动管理;管理小组开会讨论研究实施小组的请示事项,但其成员基本上都没有专业背景和项目管理经验,又没有深入现场不了解实际情况,事项议而不决,经常反复,造成施工单位几百万元的费用索赔。因此,合理的项目管理体系可以避免过多中间环节所造成的效率降低,也可以避免建设单位各个部门之间相互推诿、扯皮给项目实施带来的障碍,有利于降低索赔风险,控制成本。

加强工程变更管理,合理选择材料档次。

建设单位应加强施工过程中的变更管理,重点在于程序控制变更有施工图原因造成的,但更多的是建设单位修改设计方案造成的。本文提及的建设项目在装修阶段,由于建设单位和使用单位意见不统一造成多次拆改,个别项目管理人员违反变更程序提高装饰标准等均造成项目成本大幅增加。所以,施工过程中的成本控制关键在于变更程序的设计和执行,任何涉及费用的变更都要按照变更程序进行审批,同时,现场管理人员应对变更内容进行经济测算,并将测算结果及对概算投资的影响及时上报,以供审批决策。

建设单位应根据概算批复的要求,合理选用主要材料、设备的档次

在建设项目造价构成中,材料及设备费用要占到工程造价的70-80%,因此,在施工过程中,主要材料和设备的选材、选型及价格审批程序,是项目成本控制的关键。本文提及的建设项目在装修阶段中建设单位总是追求选择进口材料或国内顶级材料,不履行材料比价采购程序,加之项目管理人员未经审核擅自批价等情况,造成工程造价材料费比概算增加近千万元。因此,项目要合理选材,满足功能要求即可;同时,对于选好的材料、设备的价格要严格审查、管理,有条件委托跟踪审计的,应要求审计单位参与设备、材料的采购谈判,力争将设备、材料价格控制在合理的范围之内。

工程结算阶段是项目成本控制的最后阶段,由中标价加上各种变更及签证、索赔费用形成了最终的工程造价。建设单位应对施工单位送审的工程结算进行初步审核,没有相应能力的可以委托监理单位负责,内部审核完成后,最好将完整的工程结算资料委托外部审计单位详细复核,可以与审计单位签订基本费用加核减费用的委托合同,调动审计单位积极性,加强结算阶段的成本控制。本文提及的建设项目精装修工程结算,施工单位送审金额约5000万元,建设单位委托外部审计审核后在量差、材差及人工费调整等部分核减金额约1000万元。由此可见,在工程结算阶段委托外部审计单位对工程结算的详细审核,对项目成本控制也是很重要的。

结语:

建设项目的成本控制与管理贯穿项目各个阶段,建设单位要做到“三控”:事前计划控制、事中过程控制、事后结算控制,通过科学决策、规范运作、合理安排竣工验收,从而实现对投资成本的控制和管理。

参考文献

[1]柯洪。工程造价计价与控制[M].北京:中国计划出版社,2009.